POLITYKA PRYWATNOŚCI SKLEPU ULTRAMAKS

obowiązująca od dnia 27 lipca 2026 r.

1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych użytkowników sklepu internetowego dostępnego pod adresem https://sklep.ultramaks.pl jest:

ULTRAMAKS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

ul. Kwidzyńska 4

51-416 Wrocław

Polska

KRS: 0000730822

NIP: 8992844709

REGON: 380199843

2. Z Administratorem można skontaktować się:

   • e-mailem: handel@ultramaks.pl,
   • telefonicznie: +48 733 766 655,
   • pocztą: ULTRAMAKS Sp. z o.o., ul. Kwidzyńska 4, 51-416 Wrocław.
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.
4. Administrator przetwarza dane zgodnie z RODO, ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami.

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu Administrator może przetwarzać:

• imię i nazwisko,
• nazwę firmy,
• NIP,
• adres zamieszkania, siedziby, dostawy lub adres do faktury,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane dotyczące Zamówień i zakupionych Towarów,
• dane związane z płatnością, przy czym Administrator co do zasady nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej,
• dane dotyczące dostawy i wybranego punktu odbioru,
• treść korespondencji, reklamacji i zgłoszeń,
• dane konta Klienta,
• adres IP,
• identyfikatory plików cookies,
• dane techniczne urządzenia, przeglądarki i sesji,
• informacje dotyczące aktywności w Sklepie, niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu.

3. Cele i podstawy przetwarzania

3.1. Założenie i obsługa konta

Dane przetwarzane są w celu utworzenia i obsługi konta Klienta, udostępniania historii Zamówień oraz zapewnienia funkcjonalności konta.

Podstawą przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usług elektronicznych lub podjęcia działań przed jej zawarciem.

3.2. Przyjęcie i realizacja Zamówienia

Dane przetwarzane są w celu:

• zawarcia i wykonania umowy sprzedaży,
• przyjęcia płatności,
• przygotowania i wysłania Towaru,
• kontaktu w sprawie Zamówienia,
• wystawienia dokumentu sprzedaży.

Podstawą jest wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie Klienta przed jej zawarciem.

3.3. Płatności

Dane niezbędne do wykonania płatności mogą być przekazywane operatorom płatności, w szczególności PayU.

Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy, a w zakresie obowiązków związanych z bezpieczeństwem płatności, przeciwdziałaniem oszustwom i rozliczeniami – również obowiązek prawny albo prawnie uzasadniony interes Administratora lub operatora płatności.

3.4. Dostawa

Dane niezbędne do doręczenia przesyłki są przekazywane przewoźnikowi wybranemu przez Klienta, w szczególności InPost albo Poczcie Polskiej.

Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy sprzedaży.

3.5. Reklamacje, zwroty i odstąpienia

Dane przetwarzane są w celu rozpatrzenia reklamacji, realizacji prawa odstąpienia, organizacji zwrotu Towaru oraz kontaktu z Klientem.

Podstawą jest wykonanie obowiązków prawnych Administratora oraz obsługa umowy sprzedaży.

3.6. Obowiązki podatkowe i księgowe

Dane znajdujące się na fakturach, dokumentach księgowych, potwierdzeniach płatności i innych dokumentach transakcyjnych są przetwarzane w celu realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych i archiwizacyjnych.

Podstawą jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze.

3.7. Kontakt

Dane przekazane w wiadomości e-mail, formularzu kontaktowym lub rozmowie telefonicznej są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.

Podstawą może być:

• podjęcie działań przed zawarciem umowy,
• wykonanie umowy,
• prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań i komunikacji.

3.8. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Administrator może przetwarzać dane w celu zabezpieczenia dowodów, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora.

3.9. Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom

Dane techniczne, adres IP, informacje o sesji i zdarzeniach systemowych mogą być przetwarzane w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa Sklepu,
• wykrywania błędów,
• przeciwdziałania oszustwom,
• ochrony kont Klientów,
• prowadzenia dzienników systemowych.

Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i ciągłości działania Sklepu.

4. Obowiązek albo dobrowolność podania danych

1. Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest konieczne do założenia konta, złożenia Zamówienia, wystawienia dokumentu sprzedaży lub realizacji dostawy.
2. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.
3. Podanie dodatkowych danych jest dobrowolne.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu, w szczególności:

• operatorom płatności, w tym PayU,
• bankom i instytucjom płatniczym,
• przewoźnikom, w tym InPost i Poczcie Polskiej,
• dostawcom hostingu, infrastruktury serwerowej i oprogramowania,
• dostawcom systemu sklepowego i usług informatycznych,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, serwisowe lub audytowe,
• producentom, dystrybutorom albo autoryzowanym serwisom, gdy jest to niezbędne do realizacji reklamacji lub gwarancji,
• organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i mogą przetwarzać dane wyłącznie zgodnie z instrukcjami Administratora.

6. Okres przechowywania danych

1. Dane związane z kontem przechowywane są przez czas jego istnienia, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia roszczeń.
2. Dane związane z Zamówieniami przechowywane są przez okres wykonywania umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
3. Dokumenty księgowe i podatkowe przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa.
4. Dane związane z reklamacjami i zwrotami przechowywane są przez okres obsługi sprawy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
5. Korespondencja przechowywana jest przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez czas uzasadniony charakterem korespondencji i możliwością powstania roszczeń.
6. Logi techniczne i dane bezpieczeństwa przechowywane są przez okres niezbędny do ochrony systemu, wykrywania nadużyć i analizy incydentów.
7. Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, dane są przetwarzane do czasu jej cofnięcia, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, może przysługiwać:

• prawo dostępu do danych,
• prawo uzyskania kopii danych,
• prawo sprostowania danych,
• prawo usunięcia danych,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem handel@ultramaks.pl. Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Administrator obecnie nie podejmuje wobec Klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Klienta.
2. Operatorzy płatności mogą stosować własne automatyczne mechanizmy oceny ryzyka i zapobiegania oszustwom. Szczegóły określają ich polityki prywatności.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Administrator dąży do korzystania z usługodawców przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

2. Jeżeli w przyszłości dane będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, nastąpi to wyłącznie na podstawie prawnie dopuszczalnego mechanizmu, takiego jak:

   • decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony,
   • standardowe klauzule umowne,
   • inny mechanizm dopuszczony przez RODO.

10. Pliki cookies

1. Sklep korzysta z plików cookies i podobnych technologii.

2. Cookies mogą być wykorzystywane w szczególności do:

   • zapewnienia prawidłowego działania koszyka i procesu zamówienia,
   • utrzymania sesji użytkownika,
   • logowania do konta,
   • zapamiętywania ustawień,
   • zapewnienia bezpieczeństwa,
   • obsługi płatności i integracji z przewoźnikami.
3. Cookies niezbędne mogą być zapisywane bez odrębnej zgody, ponieważ są konieczne do działania Sklepu lub wykonania usługi żądanej przez użytkownika.
4. Cookies analityczne, marketingowe lub służące profilowaniu będą wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody, jeżeli zostaną w przyszłości wdrożone.
5. Obecnie Administrator nie wykorzystuje Google Analytics, Meta Pixel ani narzędzi reklamowych służących profilowaniu użytkowników.
6. Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie koszyka, logowania lub płatności.

11. Newsletter i marketing

1. Administrator obecnie nie prowadzi newslettera.
2. Administrator nie wysyła informacji handlowych drogą elektroniczną bez wymaganej podstawy prawnej.
3. Jeżeli newsletter zostanie uruchomiony w przyszłości, zapis będzie dobrowolny, a zasady przetwarzania danych zostaną odpowiednio uzupełnione.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności:

• szyfrowanie połączenia ze Sklepem,
• kontrolę dostępu do systemów,
• ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych,
• zabezpieczenia kont i infrastruktury,
• kopie zapasowe, jeżeli są stosowane,
• aktualizacje oprogramowania,
• monitorowanie błędów i zdarzeń związanych z bezpieczeństwem.

Żaden sposób przesyłania lub przechowywania danych nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka. Administrator reaguje na incydenty zgodnie z obowiązującymi przepisami.

13. Odnośniki do zewnętrznych serwisów

Sklep może zawierać odnośniki do stron operatorów płatności, przewoźników, producentów lub innych podmiotów. Administrator nie odpowiada za zasady prywatności obowiązujące w tych serwisach. Użytkownik powinien zapoznać się z dokumentami udostępnionymi przez ich administratorów.

14. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka może być aktualizowana w przypadku:

   • zmiany przepisów,
   • zmiany funkcjonalności Sklepu,
   • wdrożenia nowych usług, metod płatności lub dostawy,
   • zmiany dostawców technologicznych,
   • wdrożenia narzędzi analitycznych lub marketingowych.
2. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna w Sklepie wraz z datą obowiązywania.